Cách lập kế hoạch chuyển văn phòng khoa học và chi tiết

lap ke hoach chuyen van phong

Bản kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết chính là điều mà bạn cần phải dành nhiều thời gian chuẩn bị đầu tiên ngay khi có quyết định về việc di dời nơi làm việc. Dựa vào danh sách chi tiết từng công việc cùng với chuyển nhà Thành Hưng đưa ra, bạn sẽ biết được công việc chuyển dọn văn phòng cần làm gì trước, việc gì làm sau, cần chuẩn bị những gì,…

Nghe thì có vẻ đơn giản nhưng thực tế khi lập kế hoạch chuyển văn phòng sẽ có vô số điều bạn cần phải làm, bao gồm những việc rất quan trọng cho đến những vụn vặt nhỏ khác. Danh sách việc cần làm khi chuyển văn phòng sẽ giúp cho bạn kiểm soát được tổng thể công việc. Kế hoạch di dời càng chi tiết sẽ giúp cho việc chuyển nơi làm việc luôn được diễn ra suôn sẻ, không làm thất thoát mọi đồ đạc cũng như tiết kiệm được thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.

Ngay khi có quyết định chuyển văn phòng

Lựa chọn, tìm kiếm văn phòng mới phù hợp: Con số văn phòng cho thuê tại nước ta hiện nay, đặc biệt là ở Hà Nội và Sài Gòn là vô cùng lớn. Tuy nhiên để có thể tìm được một địa chỉ văn phòng cho thuê phù hợp với yêu cầu cũng như là ngân sách của doanh nghiệp là điều cũng không hề dễ dàng.

Giá cả ngày càng đắt đỏ, vậy nên bạn cần phải cân đối ngân sách và có một đội nhóm chuyên nhiệm vụ săn tìm khảo sát văn phòng cho thuê, thương lượng giá cả,…để có thể chọn được một nơi tối ưu nhất. Việc này đôi khi phải kéo dài đến hàng tháng.

lập kế hoạch chuyển văn phòng
lập kế hoạch chuyển văn phòng

Thực hiện các thủ tục chuyển văn phòng công ty : Khi các bạn đã chọn được địa chỉ văn phòng mới, cần phải tiến hành các thủ tục hành chính như khai báo, đăng ký lại với cơ quan thuế, phòng đăng ký kinh doanh, làm lại con dấu…Thường thì những công việc này sẽ được bộ phận kế toán, hành chính nhân sự sẽ đảm nhiệm.

Lập kế hoạch một tháng trước khi chuyển văn phòng

Phân công từng nhiệm vụ rõ ràng: Việc này cực kỳ quan trọng khi lập kế hoạch di chuyển văn phòng chính là phân công nhiệm vụ cho từng nhân viên để tránh trường hợp đùn đẩy trách nhiệm, thiếu sót. Do đó trước tiên cần cử một người chuyên phụ trách nhiệm chung cho toàn bộ quá trình chuyển dọn văn phòng. Sau đó người này sẽ dựa theo những mục cần làm được nêu dưới đây để phân công các nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận, từng nhóm hoặc là từng cá nhân, đồng thời giám sát nhằm đảm bảo mọi việc luôn được tiến hành đúng tiến độ.

Chọn ngày chuyển văn phòng: Bạn nên ưu tiên chuyển văn phòng vào những ngày cuối tuần hoặc những ngày nghỉ, ngày lễ để hạn chế việc gián đoạn của công việc.

Thông báo về việc chuyển văn phòng: Khách hàng của bạn cũng cần phải biết thông tin thay đổi địa điểm giao dịch từ sớm để có những sự sắp xếp phù hợp. Bạn có thể thông báo trong quá trình làm việc, đăng thông báo trên website, fanpage facebook, gọi điện thoại, gửi email hoặc là gửi tin nhắn,… Khâu này bạn không nên lơ là vì nếu không muốn đánh mất những khách hàng quan trọng.

Điều chỉnh thông tin địa chỉ: Địa chỉ văn phòng sẽ được gắn liền với nhiều thông tin quan trọng khác, chính vì thế mà bạn cần cập nhật ngay hoặc lựa chọn thời gian thay đổi phù hợp: Địa chỉ chính xác trên website hoặc các bài viết, đặt sửa làm lại bảng hiệu, chỉnh sửa thông tin trên các file mềm của văn bản – hợp đồng hiện có, chân chữ ký email, in lại card visit…

Thông báo ngừng hoặc chuyển đổi các dịch vụ: Hãy liên hệ với những đơn vị đang cung cấp dịch vụ cho công ty của bạn để thông báo toàn bộ về kế hoạch di chuyển văn phòng: Ngừng hợp đồng hay chuyển địa chỉ sử dụng? Ví dụ: mạng điện thoại, wifi, điện, nước, giao thư,…

Lập danh sách các đồ cần chuyển dọn, thanh lý (check list): Với kinh nghiệm chuyển văn phòng đặt biệt cần phải lưu tâm. Danh sách càng chi tiết và cụ thể thì sẽ hạn chế được những nguy cơ thất lạc, mất mát hay bỏ sót. Việc này nên giao cho từng phòng ban tự liệt kê. Với những đồ văn phòng chung và có giá trị lớn nên do người quản lý lập danh sách.

Lên sơ đồ thiết kế, lắp đặt tại văn phòng mới: Căn cứ vào những đồ đạc cần được chuyển dọn, diện tích cũng như thiết kế tại văn phòng làm việc mới, bạn bắt đầu lên sơ đồ tổng quan và cho từng phòng ban làm việc.

Ví dụ: Phòng tổng đài/ kinh doanh thường ồn ào nên chọn những nơi tách biệt so với các phòng Kế toán, IT,…Sơ đồ cũng cần phải được thể hiện rõ vị trí ngồi của các thành viên, chỗ để tủ, bàn ghế, hay máy móc để nhân viên chuyển dọn có thể lắp đặt được chính xác ngay từ đầu, không phải mất thêm thời gian chuyển dời nhiều lần.

Lập chi tiết kế hoạch dự án
Lập chi tiết kế hoạch dự án

Thanh lý đồ cũ: Với những đồ đạc không còn thực sự cần thiết, hãy tiến hành thanh lý toàn bộ như: bàn ghế, máy móc hư,….Nhiều doanh nghiệp còn quyết định bán các đồ nội thất, những thiết bị dùng lâu năm (dù còn dùng tốt) để mua lại mới hoàn toàn. Điều này vừa có thể giúp tiết kiệm chi phí chuyển dọn, đỡ mất công sức và thời gian, đồng thời thay đổi được diện mạo, tạo sức sống mới cho cơ quan tại nơi vừa chuyển tới.

Lựa chọn và liên hệ dịch vụ chuyển dọn uy tín: Chuyển văn phòng là một công việc lớn, khá quan trọng, vì vậy mà bạn cần phải tìm kiếm được 1 đơn vị chuyển dọn có thương hiệu, kinh nghiệm lâu năm cùng với đó là những quy trình làm việc, chính sách chuyên nghiệp. Tốt nhất tìm khoảng 3 đến 5 đơn vị và so sánh, lựa chọn. Đối với những công trình chuyển văn phòng càng lớn thì càng kỹ lưỡng, cần phải được khảo sát báo giá, thậm chí đấu thầu.

Khi đã lựa chọn được cho mình một công ty ưng ý, hai bên tiến hành thảo luận và đưa ra phương án di chuyển văn phòng sao cho tối ưu, lên danh sách cụ thể các công việc cần làm khi chuyển văn phòng.

Lập kế hoạch một tuần trước khi chuyển văn phòng

Chốt thời gian chính xác: Có thể trước đó doanh nghiệp của bạn và công ty chuyển dọn đã chốt thời gian vận chuyển văn phònng. Tuy nhiên không loại trừ những khả năng có những thay đổi bất ngờ trong thời gian chờ. Vậy nên hãy chốt lại ngày và giờ cụ thể thêm một lần nữa nhằm đảm bảo thống nhất!

Mua thêm những trang thiết bị cần thiết tại văn phòng mới: Những máy móc, đồ dùng nội thất lớn với số lượng nhiều không thể muốn mua là có ngay được. Cần phải có thời gian khảo để sát giá, trình duyệt, đặt mua, chờ giao hàng…Vậy nên công việc này cần phải được tiến hành một tuần trước ngày chuyển dọn hoặc có thể sớm hơn. Địa chỉ giao hàng chắc chắn là văn phòng mới của bạn!

Chuẩn bị sẵn sàng cho ngày chuyển văn phòng: Nếu như công ty là một căn nhà mặt tiền, hãy tìm chỗ đậu xe tải gần nhất có thể

Còn nếu như văn phòng của bạn sẽ nằm trong các tòa nhà cao ốc, thì sẽ có nhiều việc phải làm hơn như: (đối với cả nơi chuyển đi và chuyển đến)

  • Xin phép cho nhân viên chuyển dọn văn phòng ra vào tòa nhà
  • Xin phép sử dụng thang máy
  • Xin dùng hầm tòa nhà, nếu như xe tải không thể vào hầm buộc phải tìm nơi đậu xe phù hợp

Đóng gói đồ đạc: Nếu công ty của bạn thuê dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói Thành Hưng thì chúng tôi sẽ đảm nhận nhiệm vụ đóng gói chính (các đồ đạc lớn, máy móc,…). Tuy nhiên chúng tôi khuyến khích mỗi nhân viên của công ty nên tự tay đóng gói đồ đạc, giấy tờ thông tin của mình. Ghi chú tên lên mỗi thùng hàng carton nhằm tránh lẫn lộn. Hồ sơ của công ty cũng nên do nhân viên tự đóng gói bởi chỉ họ mới hiểu rõ nhất tầm quan trọng và mức độ cần thiết cũng như sự liên quan của các hồ sơ này, giúp cho quá trình sắp xếp chuyển dọn tại văn phòng mới diễn ra thuận lợi hơn.

Chuẩn bị văn phòng mới sẵn sàng: Một ngày trước thời điểm chuyển dọn văn phòng, bạn hãy chắc chắn rằng văn phòng mới luôn sạch sẽ, không còn bụi bẩn hay lấm lem sơn vôi, sẵn sàng để chuyển dọn vào.

Sử dụng dịch vụ lưu trữ: Trường hợp trục trặc về thời gian bàn giao chuyển dọn văn phòng mới và cũ, bạn có thể “chữa cháy” bằng cách tìm thuê cho mình một dịch vụ lưu trữ để chứa tạm trong thời gian chờ đợi đó. Nên ưu tiên sử dụng những dịch vụ chuyển dọn có đi kèm với lưu trữ, vì sử dụng các dịch vụ của nhiều đơn vị nhỏ lẻ thường dễ làm sơ sót đồ của bạn. Bạn cũng có thể tham khảo dịch vụ lưu trữ đồ chuyển dọn của Dịch Vụ Chuyển Nhà Thành Hưng.

Lập kế hoạch chuyển văn phòng hiệu quả
Lập kế hoạch chuyển văn phòng hiệu quả

Kinh nghiệm trong ngày chuyển văn phòng

Tham khảo lễ cúng chuyển văn phòng: Nhiều người lãnh đạo có niềm tin đặc biệt về mặt phong thủy trong việc kinh doanh. Chính vì vậy mà lễ cúng khi chuyển văn phòng rất luôn được chú trọng. Nếu như bạn quan tâm có thể tham khảo chi tiết các bước làm lễ tại đây.

Giám sát khi chuyển văn phòng: Đồ đạc văn phòng thường sẽ nhiều và có giá trị lớn, vậy nên công ty nên cử người đại diện giám sát toàn bộ quá trình chuyển dọn văn phòng. Trường hợp cần phải chuyển văn phòng bằng nhiều chuyến xe, bạn cũng có thể cử thêm người áp tải (đi theo xe tải chở đồ) để có thể an tâm hơn.

Thứ tự ưu tiên: Ưu tiên sắp xếp những thiết bị lớn và lắp ráp các loại máy móc, hệ thống máy tính, mạng internet trước. Sau đó mới là những đồ cá nhân nhỏ lẻ. Đảm bảo cho nhân viên có thể quay lại công việc ngay khi chuyển văn phòng.

Kiểm kê đồ đạc: Sau khi đã chuyển dọn xong, người chịu trách nhiệm sẽ dựa vào bảng check list ban đầu để có thể kiểm tra lại. Đặc biệt lưu ý các hệ thống máy lạnh, máy tính, luôn đảm bảo vận hành tốt. Nếu chuyển văn phòng thành nhiều đợt bạn cần phải có biên bản kiểm kê vào mỗi cuối đợt và ký tên xác nhận. Ngay khi phát hiện thiếu sót hoặc hư hại đồ đạc, cần phải báo lại ngay với dịch vụ chuyển dọn để có phương án giải quyết kịp thời.

Bàn giao văn phòng cũ: Trước khi bàn giao lại văn phòng cũ, công ty nên cần cử một đội dọn dẹp sạch sẽ, gọn gàng phòng cũ

Nếu như việc lên những kế hoạch di dời văn phòng kỹ lưỡng, doanh nghiệp của bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều khoản chi phí, đồng thời sẽ rút ngắn được thời gian chuyển dọn để đảm bảo tiến độ công việc. Hãy tham khảo ngay những mẫu kế hoạch di dời nêu trên của chuyển nhà Thành Hưng và có thể chọn ra cho mình các bước phù hợp với đơn vị của bạn. Chúc công trình chuyển dọn của bạn luôn được diễn ra thuận lợi, và chúc doanh nghiệp của bạn làm ăn ngày càng tấn tới tại cơ quan mới!

Đánh giá

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *